Cómo pasar un Word a PDF sin que se descoloque el formato

Fuentes que cambian, imágenes que se mueven, tablas partidas... Te explicamos por qué pasa y cómo conseguir un PDF idéntico a tu documento.

Por qué se descoloca un Word al pasarlo a PDF

Un documento de Word no es una «foto» fija: se recompone cada vez que se abre, según las fuentes instaladas, la versión del programa y la configuración de la impresora. Por eso el mismo .docx puede verse distinto en otro ordenador. Las causas más habituales son:

Fuentes que no están instaladas en el equipo que hace la conversión: se sustituyen por otras y cambian los saltos de línea y de página.
Imágenes «flotantes» colocadas a mano, que se desplazan cuando cambia el texto que las rodea.
Espacios y saltos de línea usados para maquetar en lugar de saltos de página o tabulaciones.
Tablas muy anchas o con celdas que no caben en una página.

La mejor opción: exportar desde el programa en el que lo escribiste

Si tienes el programa con el que se creó el documento, es la forma más fiel, porque usa las mismas fuentes y la misma maquetación que ves en pantalla.

Microsoft Word (Windows y Mac): Archivo → Guardar como (o Exportar) y elige PDF como tipo de archivo.
Google Docs: Archivo → Descargar → Documento PDF.
LibreOffice Writer: Archivo → Exportar como → Exportar directamente como PDF.
Pages (Mac): Archivo → Exportar a → PDF.

Evita «imprimir a PDF» con una impresora virtual si puedes exportar: la exportación conserva los enlaces, los marcadores de los títulos y el texto seleccionable.

Si no tienes Word: convertirlo en el navegador

Si te han enviado un .docx y no tienes Word instalado, puedes usar Word a PDF: conserva el texto, los títulos, las negritas, cursivas y párrafos, y el archivo no sale de tu dispositivo. En documentos con una maquetación muy compleja (varias columnas, tablas muy elaboradas o imágenes colocadas a mano) el resultado puede variar algo; en ese caso, abrirlo en Google Docs o en LibreOffice y exportarlo desde allí suele dar un resultado más fiel.

Cinco trucos para que el PDF salga perfecto

Usa fuentes comunes (Calibri, Aptos, Arial, Times New Roman, Georgia) o, en Word para Windows, activa Archivo → Opciones → Guardar → Incrustar fuentes en el archivo.
Coloca las imágenes «en línea con el texto» (clic derecho sobre la imagen → Ajustar texto) en lugar de flotantes.
Usa saltos de página (Ctrl + Intro) en vez de muchos «Intro» seguidos para pasar a la página siguiente.
Revisa el tamaño del papel: en España lo normal es A4. Un documento en tamaño «Carta» (habitual en plantillas de EE. UU.) deja márgenes raros al imprimir.
Abre el PDF y revísalo página por página antes de enviarlo.

Después de convertir

Si te sobra una página en blanco al final (muy típico), quítala con Eliminar páginas.
Si necesitas añadir anexos, júntalos con Unir PDF y después numera las páginas del documento completo.
Si el PDF pesa mucho por las imágenes, usa Comprimir PDF.

Preguntas frecuentes

¿Puedo convertir un .doc antiguo?

La mayoría de herramientas online solo admiten .docx. Abre el .doc en Word, Google Docs o LibreOffice y guárdalo como .docx o exporta directamente a PDF.

¿Y si después necesito volver a editarlo?

Guarda siempre el .docx original. Si solo tienes el PDF, puedes recuperar un documento editable con PDF a Word, aunque lo ideal es trabajar siempre sobre el original.