Qué es un PDF/A y cuándo te lo piden
El PDF/A es un PDF preparado para que se vea igual dentro de muchos años. Te contamos en qué se diferencia de un PDF normal, en qué trámites lo piden y cómo guardarlo desde Word o LibreOffice.
La respuesta corta
Un PDF/A es un PDF pensado para archivarse a largo plazo. La «A» viene de archive (archivo). Es una norma internacional, la ISO 19005, que fija qué puede llevar y qué no puede llevar un PDF para que se pueda abrir y mostrar exactamente igual en el futuro, sin depender del programa, del ordenador ni de archivos externos.
Por fuera es un PDF como cualquier otro: tiene la extensión .pdf y se abre con el mismo lector. La diferencia está en cómo está construido por dentro. Por eso cambiar el nombre del archivo no lo convierte en PDF/A: hay que generarlo así.
Qué lo diferencia de un PDF normal
Para que el documento sea autosuficiente, la norma pone varias condiciones. Las principales, según la ficha de formatos de la Biblioteca del Congreso de EE. UU.:
- Todas las fuentes van incrustadas en el archivo, para que el texto se vea igual aunque el ordenador no las tenga instaladas.
- No se permite el cifrado: un PDF con contraseña no puede ser PDF/A.
- No se permite JavaScript ni abrir programas desde el PDF.
- No admite audio ni vídeo.
- No depende de nada externo: todo lo necesario para mostrarlo está dentro del propio archivo.
- Los colores se definen de forma independiente del dispositivo, para que no cambien según la pantalla o la impresora.
- Lleva metadatos normalizados (en formato XMP) con los datos básicos del documento.
Como lleva las fuentes dentro, puede pesar algo más que un PDF normal, pero a cambio no depende de nada para verse bien años después.
Las versiones de PDF/A
La norma ISO 19005 tiene varias partes, y cada una es una versión de PDF/A:
| Versión | Año | Qué aporta |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | 2005 | La primera. Basada en PDF 1.4. No admite transparencias. |
| PDF/A-2 | 2011 | Basada en PDF 1.7. Añade compresión JPEG 2000, transparencias, capas y firmas PAdES. |
| PDF/A-3 | 2012 | Igual que PDF/A-2, pero permite adjuntar dentro del PDF archivos de cualquier formato. |
| PDF/A-4 | 2020 | Basada en PDF 2.0. Simplifica los niveles e incluye una variante para modelos 3D de ingeniería (PDF/A-4e). |
En las versiones 1 a 3 verás además una letra al final, que indica el nivel de cumplimiento:
- b (básico): garantiza que el documento se verá igual.
- u (Unicode): como el b, y además todo el texto se puede buscar y copiar correctamente. Existe desde PDF/A-2.
- a (accesible): como el b, y además el documento está etiquetado (estructura, idioma, texto alternativo de imágenes) para que lo puedan leer los lectores de pantalla.
Así, «PDF/A-1b» significa versión 1, nivel básico.
¿Cuándo te lo piden?
Normalmente te piden PDF/A cuando el documento va a quedar guardado en un archivo oficial durante mucho tiempo. Algunos ejemplos que hemos comprobado:
- Escritos judiciales por LexNET. Según el Colegio de la Abogacía de Barcelona, el escrito o documento principal del envío debe presentarse «en el formato PDF/A con la característica OCR», es decir, con el texto reconocible y buscable.
- Trámites de algunas administraciones. Por ejemplo, el Ayuntamiento de Zaragoza exige PDF/A para la documentación técnica de determinados procedimientos de urbanismo.
- Documentos para archivo en la Administración. La Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares (BOE de 31 de octubre de 2012) incluye el PDF/A (ISO 19005-1 e ISO 19005-2) entre los formatos admitidos para documentos de imagen y texto, junto al PDF normal.
Que un formato esté «admitido» no significa que sea obligatorio en todos los trámites. Lo que manda son las instrucciones de cada trámite: si dicen PDF/A (o una versión concreta, como PDF/A-1b), usa esa; si solo dicen PDF, vale un PDF normal.
Cómo guardar un documento como PDF/A
Lo más fiable es generarlo directamente desde el programa en el que escribiste el documento.
Desde Microsoft Word
- Ve a Archivo > Guardar como.
- En el tipo de archivo, elige PDF (*.pdf).
- Pulsa Opciones… y marca «Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)». Acepta.
- Elige la carpeta y pulsa Guardar.
La opción se queda marcada para las siguientes veces, así que si después quieres un PDF normal, desmárcala.
Desde LibreOffice
- Ve a Archivo > Exportar a > Exportar a PDF.
- En la pestaña General, busca la opción de PDF/A (según la versión de LibreOffice aparece como casilla o dentro de «Versión de PDF») y elige la versión de PDF/A que te pidan.
- Pulsa Exportar.
Si el documento es escaneado
Si te piden PDF/A con OCR (como en LexNET), no basta con escanear: el texto tiene que poder reconocerse. Te lo explicamos en qué hacer con un PDF escaneado.
Antes de enviarlo: tres comprobaciones
- Haz los cambios antes de guardar el PDF/A final. Si después lo unes, lo comprimes o lo editas con otra herramienta, el resultado puede dejar de cumplir la norma. Si necesitas unir o quitar páginas, hazlo antes y genera el PDF/A al final.
- Sin contraseña. Si el original está protegido, quita la protección antes de exportarlo.
- Compruébalo si es importante. Existe un validador gratuito y de código abierto, veraPDF, impulsado por la PDF Association, que indica si un archivo cumple la norma PDF/A.
Las herramientas de PDFNexo funcionan en tu navegador y no suben tus archivos a ningún servidor, pero por ahora no generan PDF/A. Úsalas para preparar el documento y guarda la versión PDF/A al final desde Word o LibreOffice.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF/A se abre como un PDF normal?
Sí. Un PDF/A sigue siendo un PDF, con la extensión .pdf, y se abre con cualquier lector de PDF. La diferencia está en cómo está construido por dentro.
¿Basta con cambiar el nombre del archivo para que sea PDF/A?
No. Tanto el PDF como el PDF/A usan la extensión .pdf; lo que cambia es el contenido interno. Hay que generarlo como PDF/A desde el programa de origen o con una herramienta que lo convierta.
¿Puede un PDF/A tener contraseña?
No. La norma PDF/A no permite el cifrado, así que un PDF protegido con contraseña no puede ser PDF/A.
¿Qué versión de PDF/A elijo?
La que indiquen las instrucciones del trámite. Si no indican ninguna, pregunta al organismo. En España, la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de estándares admite el PDF/A de las normas ISO 19005-1 y 19005-2 (PDF/A-1 y PDF/A-2).
¿Las herramientas de PDFNexo generan PDF/A?
Por ahora no. Si después de crear tu PDF/A lo unes, lo comprimes o lo editas con otra herramienta, el resultado puede dejar de cumplir la norma, así que conviene hacer esos pasos antes de guardar el PDF/A final.